Ein Geschäftsführer aus dem Mittelstand hat uns das mal so beschrieben: „Ich hatte das Gefühl, dass es nicht passt – aber ich dachte, das gibt sich.“ Es hat sich nicht gegeben. Sechs Monate später war die Stelle wieder offen.
Solche Geschichten hören wir regelmäßig. Und was dabei selten wirklich durchgerechnet wird: Was hat diese eine Fehlbesetzung das Unternehmen tatsächlich gekostet?
Was auf der Rechnung steht – und was nicht
Die offensichtlichen Kosten kennt jeder: Stellenanzeigen, Interviewzeit, Einarbeitung. Für eine Position mit 45.000 € Jahresgehalt kommen dabei schnell 8.000 – 12.000 € zusammen, noch bevor jemand einen einzigen Tag produktiv gearbeitet hat.
Aber das ist nicht der Teil, der wehtut. Was wirklich ins Gewicht fällt, taucht in keiner Buchhaltung auf:
- Die Kollegen, die monatelang Mehrarbeit leisten, weil die Stelle unterbesetzt war oder die neue Person nicht liefert
- Der Kunde, der anruft und merkt, dass etwas nicht stimmt
- Die Führungskraft, die 30 % ihrer Zeit damit verbringt, Fehler zu korrigieren und Gespräche zu führen, die sie lieber nicht führen würde
- Die Energie, die verloren geht – im Team, bei Ihnen
Eine Fehlbesetzung ist kein Pech. Sie ist fast immer das Ergebnis einer Entscheidung, die zu schnell oder mit den falschen Kriterien getroffen wurde.
Warum KMU härter getroffen werden
In einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden fällt eine Fehlbesetzung auf. Es gibt Redundanzen, jemanden der auffängt, einen HR-Manager, der den Prozess begleitet.
In einem Unternehmen mit 15 oder 30 Mitarbeitenden gibt es das nicht. Jede Person trägt echte Verantwortung. Wenn jemand nicht passt, spürt das das gesamte Team – und der Geschäftsführer trägt die Last meistens allein.
Drei Stellen, an denen Fehlbesetzungen entstehen
In unserer Arbeit mit KMU sehen wir immer wieder dieselben Muster:
- Das Anforderungsprofil war zu vage. „Teamfähig, flexibel, kommunikativ“ – das steht in jeder Anzeige. Was konkret gebraucht wird, hat niemand durchdacht.
- Das Interview hat das Falsche gemessen. Sympathie, Auftreten, Redegewandtheit – alles Dinge, die nichts darüber aussagen, ob jemand den Job gut macht.
- Die Entscheidung wurde zu schnell getroffen. Der Druck, eine Stelle zu besetzen, ist real. Aber Schnelligkeit und Qualität schließen sich beim Recruiting aus.
Achtung: Wer einmal unter Zeitdruck schlecht eingestellt hat und es gut gegangen ist, glaubt danach oft, dass Bauchgefühl funktioniert. Das ist der gefährlichste Moment im Recruiting.
Was den Unterschied macht
Kein Unternehmen braucht eine eigene Personalabteilung, um gut einzustellen. Was es braucht: ein klares Anforderungsprofil, strukturierte Interviews und – bei wichtigen Positionen – ein diagnostisches Verfahren, das macht sichtbar, was der Lebenslauf verschweigt.
Persönlichkeit, Motivation, Arbeitsstil – das sind keine weichen Faktoren. Das sind die Faktoren, die darüber entscheiden, ob jemand in Ihrem Unternehmen bleibt und wächst, oder nach einem Jahr wieder geht.